MUTIARA: TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN "STUDI KASUS"

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

BAB I & BAB II

STUDI KASUS

OLEH

MUTIARA BASARIA SIHOMBING

NIM : 140521080

JURUSAN : MANAJEMEN EKSTENSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

2015

BAB I

DASAR-DASAR SISTEM INFORMASI DALAM BISNIS

KASUS 3

Halaman 43

CONTOH STUDY KASUS

PERUSAHAAN TAKSI “BLUE BIRD”

Blue Bird Group merupakan market leader dalam bisnis transportasi, Blue Bird sudah menjadi brand yang kuat dan dikenal luas oleh masyarakat. Diawali dengan armada 25 taksi pada tahun 1972, kini setelah lebih dari 30 tahun mendalami bisnis jasa transportasi, Blue Bird telah berkembang pesat dengan sekitar 12000 armada-nya yang tersebar di seluruh penjuru Jakarta. Kesuksesan yang diraih oleh Blue Bird ini tak lepas dari upaya Blue Bird dalam memanfaatkan teknologi. Berawal sekitar tahun 1972, Blue Bird yang mengimplementasikan pertama kali di Indonesia sistem komunikasi radio serta penggunaan argometer yang ketat untuk armada-armadanya. Jejak langkah Blue Bird ini diikuti pula oleh perusahaan taksi lainnya yang beroperasi di Indonesia. Sekitar beberapa tahun terakhir ini Blue Bird sudah menggunakan teknologi GPS (Global Positioning System). Selain digunakan untuk melacak posisi armada-armadanya, GPS ini juga digunakan sarana berkomunikasi antara armada taksi dengan Call Center.

Berbeda dengan teknologi komunikasi radio yang terbatas pada komunikasi suara yang sudah umum digunakan oleh operator-operator taksi, teknologi GPS ini mempermudah operator dalam menentukan posisi konsumen dan armada mana yang dapat menjangkaunya, sehingga pelayanan bisa dilakukan lebih cepat dan mengurangi antrean pemesanan. Keunggulan lainnya, konsumen tidak perlu mendengarkan suara dari radio komunikasi ketika ada pemesanan yang masuk ke pengemudi taksi. Perkembangan Blue Bird tidak cukup hanya di kota Jakarta dan sekitarnya saja, melainkan di kota-kota besar lain di Indonesia. Di Bali, sejak tahun 1989 Blue Bird Group telah menempatkan armada Golden Bird-nya, yang diikuti dengan armada taksi regular Bali Taksi pada tahun 1994. Kemudian berturut-turut pada tahun 1996 dan 1997, taksi regular memasuki Lombok dengan nama Lombok Taksi dan kota Surabaya dengan nama Surabaya Taksi. Sekitar bulan November 2005, Blue Bird mulai menjamah kota Bandung dengan 75 armada taksi regulernya. Meskipun dengan jumlah armada yang masih sedikit, Bandung Taksi ini mendapatkan pertentangan yang cukup keras dari operator-operator taksi lainnya di Bandung. Harus diakui jika reputasi dan brand image yang telah diposisikan oleh Blue Bird Group, cukup menjadi ancaman terhadap operator taksi lainnya.

Blue Bird pada saat ini meningkatkan diversifikasi produknya ke jasa angkutan non-penumpang Blue Bird dengan menyediakan jasa Truk Container, yaitu Iron Bird dan Angkutan Kontenindo Antarmoda. Di luar usaha transportasi primer, Blue Bird juga telah mendirikan Holiday Resort Lombok, dan perusahaan manufacture otomotif seperti Everlite, Restu Ibu, Ziegler Indonesia, serta usaha service lain seperti Jasa Alam, Gas Biru, dan Ritra Konnas Freight Centre. Perusahaan transportasi Blue Bird berhasil mengimplemantasikan solusi Business Intelligent (BI), yakni SAP NetWeaver Business Intelligent (SAP NetWeaver BI). Ini merupakan suatu solusi yang mengolah data mentah menjadi informasi pendukung pengambilan keputusan perusahaan dan proses bisnis sehingga mampu memberikan gambaran lengkap dari bisnis untuk memenuhi kebutuhan yang berbeda dari para pengguna, professional TI dan manajemen senior. Solusi ini disediakan melalui teknologi portal enterprise dan menyediakan kepada para penggunanya suatu infrastruktur andal, peralatan yang komprehensif, kemampuan untuk melakukan perencanaan dan simulasi, serta fungsionalitas data-warehousing.

Aplikasi Business Intelligent diperlukan perusahaan untuk mengumpulkan, menyimpan, menganalisis dan menyediakan akses ke data guna membantu penggunanya mengambil keputusan bisnis secara akurat. SAP (System Application and Product) adalah software ERP (Enterprise Resources Planning), yaitu merupakan tools IT dan manajemen dalam membantu pencanaan dan kebijakan perusahaan didalam mengambil keputusan, serta merupakan software yang diimplementasikan untuk mendukung organisasi dalam menjalankan kegiatan operasional secara lebih efisien dan efektif. SAP terdiri dari serangkaian modul aplikasi yang mampu mendukung semua transaksi perusahaan. Semua modul dalam aplikasi SAP dapat diintegrasikan secara terpadu antara satu dengan lainnya serta memungkinkan ketersediaan data yang akurat dan aktual. ERP merupakan suatu perangkat lunak yang didesain untuk memadukan proses bisnis yang ada, pengunaan database perusahaan untuk menghasilkan informasi yang valid. ERP dan Business Intelligence mempunyai keterkaitan, ERP merupakan sistem yang menintegrasikan seluruh sistem yang ada dalam suatu perusahaan untuk mendapatkan informasi yang benar dan digunakan untuk pengambilan keputusan.

Proses implementasi Business Intelligent di Blue Bird Group dapat berjalan dengan baik karena garis besar cakupan proyek dan indikator kinerja kunci perusahaan sangat jelas. Di samping itu, proses implementasi secara hirarki dan dengan dukungan tenaga-tenaga konsultan yang professional dan berkualitas juga menjadi faktor penting dalam keberhasilan proses implementasi. Konsultan yang andal memahami bahwa pendekatan dari bottom up untuk mengimplementasikan business intelligent akan membutuhkan waktu yang panjang. Sedangkan metode top down merupakan metode yang tepat untuk mengimplementasikan Business Intelligent. Blue Bird Group mengimplementasikan SAP Netweaver BI untuk modul-modul Financial Accounting (FI), Controlling (CO), CO Profitability Analysis (CO PA) Plant Maintenance (PM), dan modul yang dirancang khusus yang dinamakan “Taximeter System” dari legacy VB sistem perusahaan. Proses implementasi dilakukan oleh Hermis consulting. Pada fase pertama, SAP NetWeaver BI “GO Live”.

Mengingat pertumbuhan bisnis yang kian kompleks, Blue Bird Group mengimplementasikan SAP Business Suite, yang membantu perusahaan mengonsolidasikan operasional yang terdiri dari 28 cabang perusahaan, lebih dari 70 pool. Setelah itu, Blue Bird Group membutuhkan suatu sistem yang mampu mengelola laporan-laporan yang dihasilkan SAP Business Suite guna menjadi informasi akurat yang dapat diakses secara cepat dan tepat untuk proses pembuatan keputusan. Blue Bird selanjutnya menginstal SAP NetWeaver BI sebagai suatu solusi yang membantu perusahaan untuk mendapatkan manfaat yang maksimal dari sistem SAP-nya. Melalui implementasi solusi tersebut, Blue Bird berkeinginan memiliki suatu solusi BI yang memberikan fungsionalitas menyeluruh dan terbaik, serta di saat yang bersamaan juga menyediakan fitur-fitur bagi kebutuhan spesifik industri. Disamping itu, solusi harus mampu mengintegrasikan data dari berbagai perusahaan dan mentransformasikan ke dalam bentuk yang dapat dipraktekan, informasi bisnis yang tepat waktu untuk mendorong proses pembuatan keputusan, serta menghasilkan tindakan-tindakan yang strategis dan bisnis yang solid. Kelompok usaha Blue Bird telah mengumumkan rampungnya pengimplementasian solusi peranti lunak SAP dalam sistem Teknologi Informasi mereka. Sebagai perusahaan transportasi yang armadanya mencapai lebih dari 15.000 kendaraan, Blue Bird memerlukan solusi TI yang handal untuk memantau banyak hal dalam operasionalnya sehari-harinya, Order pelanggan, kendaraan yang beroperasi dan yang dalam perawatan, sampai konsumsi bahan bakar, perlu terdata dengan baik. Dengan tujuan integrasi dan akurasi data, solusi MySAP Business Suite dimanfaatkan Blue Bird untuk menangani semua itu. MySAP Business Suite merupakan solusi peranti lunak dengan fungsi luas. Dengannya, Blue Bird dapat memonitor banyak informasi penting secara mudah dan tepat waktu. Data tersebut akan tersedia sesuai dengan informasi yang diperlukan oleh jajaran management untuk membuat keputusan secara cepat. Ini tentu meningkatkan efisiensi perusahaan. Implementasi mySAP Business Suite tersebut meliputi fungsi keuangan, controlling, sales & distribution, material management dan fleet management.

Di samping itu, SAP secara khusus mengembangkan dua fungsi lain untuk Blue Bird, yakni Driver Management dan Operation & Reservation Management agar bisa disatukan dengan sistem mereka yang berbasiskan Visual Basic. Implementasi SAP dapat membawa perubahan besar bagi perusahaan ini. Dapat dibayangkan hanya dengan mengklik sebuah tombol, maka dapat melihat visibilitas di seluruh operasional perusahaan. Blue Bird Group merintis penggunaan MDT (Mobile Data Transfer) dan GPS sebagai instrument pelengkap di taksinya. MDT mirip seperti pager, dimana setiap informasi yang terkait dengan pengemudi akan tampil dilayarnya. MDT juga merupakan alat penangkap order dalam radius 3-4 km untuk setiap order yang dilelang via data komputer, sehingga tidak ada istilah lagi pengemudi berebut order atau spekulasi posisi taksi yang terlalu jauh dari tempat jemput konsumen. Pada saat ini 50% lebih mobil-mobil Blue Bird sudah dilengkapi dengan teknologi global positioning system (GPS) yang dapat memantau keberadaan mobil di jalan raya. Dengan alat ini mobil dapat dilacak di manapun keberadaannya. Selain memudahkan para pengemudi, penumpang juga merasa lebih terlindungi jika menggunakan Blue Bird. Sampai saat ini masih sedikit perusahaan taksi lainnya yang menggunakan GPS dikarenakan biayanya sangat tinggi dan harga GPS per unit mobil adalah Rp 15 juta. Pihak manajemen merencanakan semua taksi Blue Bird akan dilengkapi dengan sistem GPS. Salah satu strategi yang digunakan Blue Bird didalam memelihara loyalitas pelanggannya ialah dengan menyediakan credit voucher yang tidak hanya untuk korporat saja, namun juga untuk perorangan. Pihaknya juga hendak menyediakan tabel diskon tertentu. Pelanggan yang loyal pada Blue Bird dengan program ini akan dapat menggunakan taksi dengan harga diskon, besarannya bervariasi antara 5%-15%.

Pada saat ini Blue Bird memiliki pelanggan korporat lebih dari 650 perusahaan. Selama ini banyak masyarakat yang mengenal Blue Bird memang bukan karena tarifnya yang murah, melainkan karena nyaman, aman, berkualitas dan lain sebagainya. Sebagai langkah akhir, yang dapat dilakukan Blue Bird untuk mempertahankan adalah dengan meningkatkan kualitas layanan yang aman dan nyaman. Untuk menjamin hal tersebut, pihak Blue Bird sering menggunakan mistery shopper atau penumpang yang diminta untuk menguji sopir. Seiring dengan itu, pelatihan bagi para pengemudi mengenai pentingnya layanan pun terus digencarkan guna memberikan yang terbaik bagi pelanggan. Basis usaha Blue Bird terletak pada jasa transportasi, khususnya adalah taksi dan alat angkutan / kendaraan. Secara langsung yang menjadi penggerak utama usaha ini adalah para pengemudi-nya. Selain berfungsi utama sebagai driver, pengemudi juga menjalankan fungsi sebagai customer service dan sales force, karena mau tidak mau, para pengemudi inilah yang akan berhadapan langsung dengan penumpang / customer. Para pengemudi di Blue Bird dilatih secara khusus dalam berbagai tahapan training. Dari para pengemudi inilah image Blue Bird dibangun. Sehingga tidak heran bila masyarakat mengenal Blue Bird karena para pengemudinya yang baik dan jujur.

PERTANYAAN STUDI KASUS

1. Mengapa perusahaan manufaktur harus membangun produk yang pintar dan menyediakan jasa yang pintar ?Apa manfaat bisnis yang bisa diperoleh?

2. Teknologi Informasi apa yang digunakan oleh perusahaan dalam kasus ini untuk membangun produk pintar dan menyediakan layanan pintar? Komponen IT apa lagi yang dapat digunakan?

3. Apa yang menjadi batasan bagi sebuah strategi produk dan layanan pintar?

PENYELESAIAN

1. sebuah perusahaan, diperlukan adanya sistem informasi manajemen untuk mengatur arus kegiatan dan informasi dalam perusahaan yang bersangkutan. Dengan sistem informasi manajemen yang terorganisir, manajemen dapat mengambil keputusan yang tepat bagi perusahaan. Tanpa adanya sistem informasi yang baik, niscaya perusahaan akan mengalami kesulitan dalam mengembangkan dan bersaing dengan para kompetitornya. Beberapa tahun yang lalu,sistem informasi perusahaan mungkin masih dikembangkan secara sederhana. Sistem yang ada akan diatur dan dikembangkan sendiri oleh manajemen perusahaan. Tetapi memasuki era globalisasi dimana teknologi menjadi salah satu komponen penting dalam kehidupan manusia, sistem informasi manajemen pun mengalami kemajuan. Mulai banyak perusahaan yang melirik sistem informasi manajemen berbasis TI untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Memang banyak manfaat dan kemudahan yang akan didapat, tidak hanya bagi pihak perusahaan, tapi juga untuk para customer yang melakukan hubungan dengan perusahaan.Telah dibuktikan bahwa penerapan TI pada perusahaan dapat meningkatkan kinerja dan performa, namun bukan berarti semua perusahaan serta memutuskan untuk menggunakan SIM berbasis TI bagi perusahaan mereka. Masih ada juga perusahaan yang bertahan dengan sistem yang telah mereka miliki. Terlepas dari semua itu, dalam hal ini Perusahaan Taxi “Blue Bird”.

· Teknologi GPS mempermudah operator dalam menentukan posisi konsumen dan armada mana yang dapat menjangkaunya, sehingga pelayanan bisa dilakukan lebih cepat dan mengurangi antrean pemesanan. Keunggulan lainnya, konsumen tidak perlu mendengarkan suara dari radio komunikasi ketika ada pemesanan yang masuk ke pengemudi taksi.

· Perusahaan transportasi Blue Bird berhasil mengimplemantasikan solusi Business Intelligent (BI), yakni SAP NetWeaver Business Intelligent (SAP NetWeaver BI). Ini merupakan suatu solusi yang mengolah data mentah menjadi informasi pendukung pengambilan keputusan perusahaan dan proses bisnis sehingga mampu memberikan gambaran lengkap dari bisnis untuk memenuhi kebutuhan yang berbeda dari para pengguna, professional TI dan manajemen senior. Solusi ini disediakan melalui teknologi portal enterprise dan menyediakan kepada para penggunanya suatu infrastruktur andal, peralatan yang komprehensif, kemampuan untuk melakukan perencanaan dan simulasi, serta fungsionalitas data-warehousing.

· Aplikasi Business Intelligent diperlukan perusahaan untuk mengumpulkan, menyimpan, menganalisis dan menyediakan akses ke data guna membantu penggunanya mengambil keputusan bisnis secara akurat. SAP (System Application and Product) adalah software ERP (Enterprise Resources Planning), yaitu merupakan tools IT dan manajemen dalam membantu pencanaan dan kebijakan perusahaan didalam mengambil keputusan, serta merupakan software yang diimplementasikan untuk mendukung organisasi dalam menjalankan kegiatan operasional secara lebih efisien dan efektif. SAP terdiri dari serangkaian modul aplikasi yang mampu mendukung semua transaksi perusahaan. Semua modul dalam aplikasi SAP dapat diintegrasikan secara terpadu antara satu dengan lainnya serta memungkinkan ketersediaan data yang akurat dan aktual. ERP merupakan suatu perangkat lunak yang didesain untuk memadukan proses bisnis yang ada, pengunaan database perusahaan untuk menghasilkan informasi yang valid. ERP dan Business Intelligence mempunyai keterkaitan, ERP merupakan sistem yang menintegrasikan seluruh sistem yang ada dalam suatu perusahaan untuk mendapatkan informasi yang benar dan digunakan untuk pengambilan keputusan.

· Proses implementasi secara hirarki dan dengan dukungan tenaga-tenaga konsultan yang professional dan berkualitas juga menjadi faktor penting dalam keberhasilan proses implementasi. Konsultan yang andal memahami bahwa pendekatan dari bottom up untuk mengimplementasikan business intelligent akan membutuhkan waktu yang panjang. Sedangkan metode top down merupakan metode yang tepat untuk mengimplementasikan Business Intelligent. Blue Bird Group mengimplementasikan SAP Netweaver BI untuk modul-modul Financial Accounting (FI), Controlling (CO), CO Profitability Analysis (CO PA) Plant Maintenance (PM), dan modul yang dirancang khusus yang dinamakan “Taximeter System” dari legacy VB sistem perusahaan. Proses implementasi dilakukan oleh Hermis consulting. Pada fase pertama, SAP NetWeaver BI “GO Live”.

2. Blue Bird selanjutnya menginstal SAP NetWeaver BI sebagai suatu solusi yang membantu perusahaan untuk mendapatkan manfaat yang maksimal dari sistem SAP-nya. Melalui implementasi solusi tersebut, Blue Bird berkeinginan memiliki suatu solusi BI yang memberikan fungsionalitas menyeluruh dan terbaik, serta di saat yang bersamaan juga menyediakan fitur-fitur bagi kebutuhan spesifik industri. Dengan tujuan integrasi dan akurasi data, solusi MySAP Business Suite dimanfaatkan Blue Bird untuk menangani semua itu. MySAP Business Suite merupakan solusi peranti lunak dengan fungsi luas. Dengannya, Blue Bird dapat memonitor banyak informasi penting secara mudah dan tepat waktu. Data tersebut akan tersedia sesuai dengan informasi yang diperlukan oleh jajaran management untuk membuat keputusan secara cepat. Ini tentu meningkatkan efisiensi perusahaan. Implementasi mySAP Business Suite tersebut meliputi fungsi keuangan, controlling, sales & distribution, material management dan fleet management.

Di samping itu, SAP secara khusus mengembangkan dua fungsi lain untuk Blue Bird, yakni Driver Management dan Operation & Reservation Management agar bisa disatukan dengan sistem mereka yang berbasiskan Visual Basic. Implementasi SAP dapat membawa perubahan besar bagi perusahaan ini. Dapat dibayangkan hanya dengan mengklik sebuah tombol, maka dapat melihat visibilitas di seluruh operasional perusahaan. Blue Bird Group merintis penggunaan MDT (Mobile Data Transfer) dan GPS sebagai instrument pelengkap di taksinya. MDT mirip seperti pager, dimana setiap informasi yang terkait dengan pengemudi akan tampil dilayarnya. MDT juga merupakan alat penangkap order dalam radius 3-4 km untuk setiap order yang dilelang via data komputer, sehingga tidak ada istilah lagi pengemudi berebut order atau spekulasi posisi taksi yang terlalu jauh dari tempat jemput konsumen. Pada saat ini 50% lebih mobil-mobil Blue Bird sudah dilengkapi dengan teknologi global positioning system (GPS) yang dapat memantau keberadaan mobil di jalan raya. Dengan alat ini mobil dapat dilacak di manapun keberadaannya. Selain memudahkan para pengemudi, penumpang juga merasa lebih terlindungi jika menggunakan Blue Bird. Salah satu strategi yang digunakan Blue Bird didalam memelihara loyalitas pelanggannya ialah dengan menyediakan credit voucher yang tidak hanya untuk korporat saja, namun juga untuk perorangan. Pihaknya juga hendak menyediakan tabel diskon tertentu.

3. Pada saat ini Blue Bird memiliki pelanggan korporat lebih dari 650 perusahaan. Selama ini banyak masyarakat yang mengenal Blue Bird memang bukan karena tarifnya yang murah, melainkan karena nyaman, aman, berkualitas dan lain sebagainya. Sebagai langkah akhir, yang dapat dilakukan Blue Bird untuk mempertahankan adalah dengan meningkatkan kualitas layanan yang aman dan nyaman. Untuk menjamin hal tersebut, pihak Blue Bird sering menggunakan mistery shopper atau penumpang yang diminta untuk menguji sopir. Seiring dengan itu, pelatihan bagi para pengemudi mengenai pentingnya layanan pun terus digencarkan guna memberikan yang terbaik bagi pelanggan. Basis usaha Blue Bird terletak pada jasa transportasi, khususnya adalah taksi dan alat angkutan / kendaraan. Secara langsung yang menjadi penggerak utama usaha ini adalah para pengemudi-nya. Selain berfungsi utama sebagai driver, pengemudi juga menjalankan fungsi sebagai customer service dan sales force, karena mau tidak mau, para pengemudi inilah yang akan berhadapan langsung dengan penumpang / customer. Para pengemudi di Blue Bird dilatih secara khusus dalam berbagai tahapan training. Dari para pengemudi inilah image Blue Bird dibangun. Sehingga tidak heran bila masyarakat mengenal Blue Bird karena para pengemudinya yang baik dan jujur.

BAB II

BERSAING DENGAN TEKNOLOGI INFORMASI

KASUS 4

Halaman 78

CONTOH STUDY KASUS

PT. KOKOH INTI AREBAMA

PT. Kokoh Inti Arebama merupakan perusahaan distributor terbesar bahan-bahan bangunan yang didirikan pada tahun 2004. Dalam tahun pertamanya, perusahaan telah berhasil mengembangkan bisnisnya dengan pesat didukung oleh jaringan distribusi yang kuat di 14 kota di Indonesia. Selama tahun 2004, perusahaan telah mendistribusikan produk-produk bahan bangunan kepada sekitar 2.500 outlet-outlet ritel di seluruh Indonesia. Salah satu prinsipal terbesar perusahaan saat ini adalah PT KIA Keramik yang baru-baru ini memenangkan ICSA Awards kedua kalinya dari majalah SWA. Tahun ini, PT Kokoh Inti Arebama berencana menambah jaringan distribusinya menjadi 16 cabang di akhir tahun nanti dan target menjadi 20 cabang di 20 kota pada tahun 2006 mendatang. Dengan penambahan jumlah cabang diharapkan perusahaan dapat melayani sekitar 2.940 outlet pada akhir tahun ini dan sebanyak 3.500 di tahun 2006. Sebagai salah satu pemain di industri bahan bangunan, PT Kokoh Inti Arebama dituntut untuk terus berinovasi dan menyediakan layanan yang memberikan nilai tambah pada prinsipal dan konsumennya. Pada awalnya, PT KIA menggunakan sistem TI inti buatan sendiri (in-house). Tapi Guna mendukung ambisi menjadi distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia, PT Kokoh Inti Arebama rela mengganti sistem TI yang lama dengan aplikasi dari vendor besar. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan dengan mengintegrasikan proses bisnis sehingga memiliki daya saing tinggi di industri.

Untuk mewujudkan ambisi menjadi distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia, PT Kokoh Inti Arebama meminta bantuan beberapa ahli untuk menentukan SIM yang bisa memenuhi kebutuhan dari sisi kontrol internal, serta informasi yang cepat dan akurat bagi manajemen. Pada pertengahan 2005 disusunlah SOP internal untuk menentukan sistem TI yang hendak diterapkan. Untuk itu manajemen Kokoh lebih dulu melakukan benchmarking ke perusahaan sejenis (dalam hal ini PT Surya Toto) dan distribusi farmasi (PT Anugerah Pharmindo Lestari); disusul dengan mengundang vendor solusi TI (SAP, Oracle dan Microsoft). Setelah melakukan evaluasi, akhirnya diputuskan untuk memakai solusi dari Microsoft. Pertimbangannya, selain cukup sesuai dengan kebutuhan, juga sistemnya dianggap relatif lebih mudah digunakan (user-friendly). PT KIA memutuskan mengimplementasikan sistem teknologi informasi terintegrasi dari Microsoft, yakni Microsoft Business Solutions - Axapta untuk menjamin penyediaan layanan terbaik bagi konsumen. Solusi Microsoft Axapta yang sangat fleksibel dinilai mampu memenuhi kebutuhan komputerisasi yang terintegrasi serta menyajikan informasi secara real-time untuk menunjang proses bisnis PT Kokoh Inti Arebama di masa mendatang. Dengan informasi real – time tersebut, PT KIA dapat mengambil keputusan mengenai strategi bisnis dengan lebih mudah, cepat dan akurat.

Ketersediaan data dan informasi yang cepat adalah salah satu kunci sukses untuk bisa unggul dalam persaingan bisnis. Axapta menawarkan itu semua, plus segala kemudahan dari Microsoft. Microsoft Axapta adalah sebuah aplikasi bisnis yang dilengkapi banyak fungsi terpadu. Mulai dari modul manufacturing, supply chain management, financial management, distribution, project accounting, customer relationship management, human resources management, sampai business analysis. Istimewanya, karena menggunakan platform Microsoft, solusi ini amat mudah diintegrasikan dengan produk Microsoft lainnya, umpamanya Microsoft Word, Excel dan lain-lain. Tampilannya pun mirip aplikasi Microsoft pada umumnya. Jika dibanding solusi sejenis lainnya, Microsoft Axapta sangat fleksibel dan mudah dimodifikasi. Hal ini sangat penting dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Artinya sistem prosedur kerja dan pemasukan data yang sudah biasa dilakukan sebelumnya tak perlu mengalami perubahan berarti. Dari sisi investasi, jelas lebih efisien buat perusahaan. Microsoft Axapta menggunakan sistem lisensi berbasis concurrent, maksudnya customer hanya membeli lisensi sejumlah klien yang terhubung ke server pada saat yang bersamaan. Apabila perusahaan memiliki 500 unit komputer, namun pada saat yang bersamaan hanya ada 20 komputer yang terhubung ke server Axapta, maka perusahaan ini hanya perlu membeli 20 buah lisensi, bukan 500 buah. Apalagi Microsoft Axapta hanya memerlukan satu atau dua buah server dengan konfigurasi standar berbasis Microsoft Windows Server. Lalu untuk komputer klien juga tidak memerlukan spesifikasi khusus karena Microsoft Axapta masih keluarga Microsoft seperti halnya Microsoft Word, Excel, dan Power Point.

Fleksibilitas Microsoft Axapta tidak sampai disitu, solusi ini juga sangat scalable-solusi yang sangat mudah diaplikasikan dengan performa yang tinggi guna mendukung perkembangan perusahaan. Dan, tak kalah penting, Microsoft Axapta merupakan solusi global yang mampu mendukung kebutuhan perusahaan yang menggunakan bahasa atau mata uang yang berbeda. Implementasi sistem Enterprise Resources Planning (ERP) baru ini mulai dilakukan pada Oktober 2005, di 8 cabang. Sasarannya adalah mengintegrasikan sistem logistik Kokoh dengan sistem manajemen penjualan, pemasaran dan keuangan, serta mengintegrasikan cabang-cabang. Dan hanya dalam rentang tiga bulan, implementasi sudah kelar (go live). Total investasi yang mencapai US$ 500 ribu. Itu sudah termasuk biaya pembelian hardware, software dan lisensi. Sejak awal implementasi, PT KIA sudah mengantisipasi kemungkinan yang dapat menghambat migrasi sistem. Upaya pendekatan yang dilakukan, antara lain: manajemen memberikan dukungan top-down dan penuh ke semua jajaran operasional; mengadakan prapelatihan bagi kepala cabang dan administrasi sebelum dilakukan pelatihan untuk end user, serta berbagi informasi dengan melakukan demo aplikasi ke seluruh user di cabang melalui kepala cabang.

Mengingat cabang Kokoh tersebar di berbagai kota, maka untuk koneksi dari cabang seluruhnya menggunakan fasilitas jaringan dari Lintasarta (VPN-IP). Semua koneksi disentralisasi pada dua terminal server yang ada di kantor pusat. Terminal server ini menghubungkan user ke aplikasi sistem melalui server aplikasi. Sementara data disimpan di server database, yang secara fisik terpisah dari server aplikasi. Adapun untuk koneksi para user yang ada di kantor pusat, dibuatkan jaringan LAN. Dengan sistem terpusat seperti itu dan dikontrol melalui pembagian hak akses ke user, memudahkan tim TI memonitor pemakaian sistem yang sedang berjalan. Dengan koneksi jaringan seperti itu, semua transaksi apa pun – seperti penjualan, pembelian, inventori dan pencatatan keuangan – bisa dilakukan melalui sistem secara real time.

PT KIA juga tak segan mengimplementasi modul Warehouse Management System (WMS). Dengan adanya implementasi di warehouse, diharapkan dapat memudahkan proses penentuan lokasi penyimpanan dan pengambilan barang untuk pengiriman. Selain itu, bisa diperoleh informasi yang tepat dan akurat terhadap kesiapan pengiriman (bagian transporter dan ekspedisi) dan jenis pengangkutan yang dipakai, serta memudahkan analisis ongkos angkut dan biaya lainnya, seperti untuk loading dan unloading barang. Setiap hari diusahakan tidak ada DO yang belum selesai diproses. Umur maksimum DO hanya satu hari. Dengan kata lain, untuk setiap DO yang sudah dibuat oleh staf penjualan, pengiriman barangnya harus segera dilakukan dan ditindaklanjuti oleh bagian pengiriman yang ada di warehouse. Setiap pengiriman yang telah dilakukan akan dicatat sebagai penjualan untuk kemudian ditagihkan ke pelanggan. Informasi tagihan ini akan secara otomatis muncul di Bagian Collection dan Keuangan untuk dapat dimonitor kapan jatuh tempo dan pembayarannya.

Dengan pengaplikasian sistem yang baru,banyak manfaat yang didapat oleh PT KIA. Dari tiga peran utama sistem informasi manajemen, penerapan TI baru pada PT KIA berhasil mencakup tiga tataran dari peran system informasi manajemen. Yaitu :

1. Mendukung berjalannya proses bisnis dan operasi. Peran ini ditunjukkan dari lebih efisien dan lancarnya kegiatan yang dilakukan dalam perusahaan. Pesanan dapat diproses dengan lebih cepat. Selain itu lebih menghemat waktu karena semua hubungan antara kantor pusat dan kantor cabang dilakukan secara real time. Pekerjaan para karyawan juga lebih ringan karena aplikasi baru yang digunakan telah memiliki kemampuan untuk mengatur data – data perusahaan yang ada.

2. Membantu dalam pengambilan keputusan bisnis. Dengan sistem yang baru, manajemen lebih mudah menentukan keputusan – keputusan apa yang akan diambil terkait dengan perusahaan. Misalkan jika ada pemesanan dari customer di kantor cabang, kantor pusat dapat segera mendapatkan informasi dan memproses pemesanan tersebut.

3. Membantu dalam menentukan strategi untuk menciptakan keunggulan dibandingkan kompetitor. Dengan segala kemudahan yang didapatkan dari penerapan sistem baru, PT KIA dapat menentukan strategi untuk memajukan perusahaan. Untuk mengungguli kompetitornya, PT KIA memutuskan untuk membuka kantor cabang baru guna menjaring lebih banyak pelanggan dan meningkatkan penjualan.

Terbukti dari penggunaan sistem baru, PT KIA mendapatkan banyak kemudahan dan kemajuan dalam perusahaan. Dengan sistem yang ada, bukan mustahil jika suatu saat nanti PT KIA berhasil memenuhi ambisinya untuk menjadi distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia. Dapat disimpulkan bahwa penerapan SIM dengan dukungan TI sangat diperlukan untuk meningkatkan kompetensi perusahaan dalam hal pelayanan bagi para customer. Selain itu, SIM dengan dukungan TI akan memudahkan tugas manajemen dalam mengatur perusahaan. Tanpa adanya SIM, perusahaan yang bersangkutan tidak akan dapat memberikan pelayanan yang maksimal bagi para customer. Kemungkinan terjadi ketidakefisienan pengelolaan perusahaan juga akan semakin besar. Penerapan sistem informasi manajemen berbasis TI yang dilakukan oleh PT KIA adalah keputusan yang sangat tepat. Karena dengan adanya sistem yang lebih mutakhir tersebut, perusahaan telah mengalami kemajuan dan proses manajemen menjadi semakin lancar.

PERTANYAAN STUDI KASUS

1. Apakah manfaat bisnis dari menggunakan teknologi informasi untuk membangun hubungan pelanggan strategis bagi PT. Kokoh Inti Arebama ? Apa manfaat bisnis untuk pelanggan mereka?

2. Penggunaan strategis mana dari teknologi informasi yang dibahas dalam bab ini dan dirangkum dalam Gambar 2.3 dan 2.5 yang menurut anda diterapkan dalam kasus ini? Jelaskan alasan pilihan anda.

3. Bagaimana perusahaan lain memperoleh manfaat dari penggunaan TI untuk membangun hubungan pelanggan strategis?

PENYELESAIAN

1. PT Kokoh Inti Arebama dituntut untuk terus berinovasi dan menyediakan layanan yang memberikan nilai tambah pada prinsipal dan konsumennya. Pada awalnya, PT KIA menggunakan sistem TI inti buatan sendiri (in-house). Tapi Guna mendukung ambisi menjadi distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia, PT Kokoh Inti Arebama rela mengganti sistem TI yang lama dengan aplikasi dari vendor besar. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan dengan mengintegrasikan proses bisnis sehingga memiliki daya saing tinggi di industri.

· Untuk mewujudkan ambisi menjadi distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia, PT Kokoh Inti Arebama meminta bantuan beberapa ahli untuk menentukan SIM yang bisa memenuhi kebutuhan dari sisi kontrol internal, serta informasi yang cepat dan akurat bagi manajemen.

· PT KIA memutuskan mengimplementasikan sistem teknologi informasi terintegrasi dari Microsoft, yakni Microsoft Business Solutions - Axapta untuk menjamin penyediaan layanan terbaik bagi konsumen. Solusi Microsoft Axapta yang sangat fleksibel dinilai mampu memenuhi kebutuhan komputerisasi yang terintegrasi serta menyajikan informasi secara real-time untuk menunjang proses bisnis PT Kokoh Inti Arebama di masa mendatang. Dengan informasi real – time tersebut, PT KIA dapat mengambil keputusan mengenai strategi bisnis dengan lebih mudah, cepat dan akurat.

2. INOVATIF

· Menciptakan produk dan layanan baru yang menyertakan komponen TI

· Mengembangkan pasar baru yang berbeda atau ceruk pasar baru dengan bantuan TI

· Membuat perubahan radikal bagi proses bisnis dengan TI yang secara dramatis memotong biaya, meningkatkan kualitas, efisiensi, atau layanan pelanggan (customer service) atau memperpendek waktu ke pasar.

3. Teknologi Informasi sudah umum dan sistematis. setiap bisnis tunggal dapat memperoleh manfaat dari penggunaan TI untuk membangun hubungan strategis terhadap pelanggan. Pelanggan adalah aset yang paling penting untuk setiap organisasi bisnis sehingga mereka perlu mempersiapkan diri dengan pemeliharaan yang tinggi dan fasilitas pelayanan untuk menjaga pelanggan mereka. Dengan menggunakan Teknologi Informasi dalam manajemen hubungan pelanggan yang strategis mereka dapat memastikan efisiensi dan efektivitas sesuai dengan harapan pelanggan mereka, menghemat biaya dan waktu pelanggan mereka serta meningkatkan kualitas produk dan layanan mereka. Membuat pelanggan senang dan puas, Sehingga organisasi dapat menggunakan TI untuk menyediakan fasilitas layanan yang nyaman kepada pelanggan bersama dengan informasi yang akurat dan fakta tentang produk dan layanan organisasi.

- Peningkatan kualitas informasi yang diberikan dan penurunan biaya manajemen informasi.
Hal ini dapat membuat pelanggan yakin dan percayaterhadap organisasi. Dan organisasi memiliki manfaat untuk menjaga konsumen dan profitabilitas yang lebih tinggi karena manajemen informasi yang efisien.

- Waktu dan peningkatan produktivitas.

Organisasi dapat menghemat waktu untuk menemukan sesuatu yang keluar dari kekacauan dan pelanggan dapat menikmati fasilitas lokasi cepat dan solusi dari masalah mereka.

- Pengembangan paket layanan produktif dan user-friendly. Ini bermanfaat bagi pelanggan dan organisasi dalam hal profitabilitas dan produktivitas.

MUTIARA

Sabtu, 21 Maret 2015

TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN "STUDI KASUS"

1 komentar: